常规

概述

Synology Office 允许您直接在 Synology Drive 网页门户中创建文档、电子表格和幻灯片。使用 Synology Office 文件,您可以:

  • 与他人实时协作。
  • 加密 Synology Office 文件以保护数据隐私。

默认区域设置

  • 显示语言:点击左下角的账户图标,选择套件设置 > 显示并选择一种语言。
  • 区域格式:点击左下角的账户图标,选择套件设置 > Synology Office > 默认区域以设置数字、货币和日期格式。
  • 电子表格区域:打开电子表格并前往文件 > 电子表格设置 > 区域

与 Microsoft 文件的兼容性

若要将 Microsoft Office 文件转换为 Synology Office 文件:

  • 右键单击 Microsoft 文件并选择转换为 Synology Office 文件。该文件将保存为新的 Synology Office 文件。

支持转换的格式:

Synology Office 文件类型格式
文档
  • .docx
  • .odt、.rtf、.doc(建议安装文档查看器)
电子表格
  • .xlsx、.xlsm、.xltx、.xltm、.csv
  • .xls、.xlt、.ods、.ots(建议安装文档查看器)
幻灯片
  • .pptx
  • .odp、.ppt(建议安装文档查看器)

注意:

  • 仅转换 Synology Office 支持的格式(例如,字体大小、文本颜色、注释、超链接、图表类型)。

若要将 Synology Office 文件下载为 Microsoft Office 文件:

请执行下列任一操作:

  • 右键单击 Synology Office 文件并选择下载
  • 打开文件,单击文件 > 下载格式,然后选择所需文件类型。

支持下载的格式:

Synology Office 文件类型格式
文档
  • .docx
  • .pdf(需要使用支持 PDF 打印的浏览器)
  • .odt(需要安装文档查看器)
电子表格
  • .xlsx、.pdf、.csv
  • .ods(需要安装文档查看器)
幻灯片
  • .pptx
  • .pdf(需要使用支持 PDF 打印的浏览器)
  • .odp(需要安装文档查看器)

管理模板

Synology Office 包含内置模板,并允许用户创建自己的自定义模板。请注意,admin 用户可以管理所有模板。

若要使用内置模板:

  • 打开文件,前往文件 > 新建文件 > 从模板

若要创建自定义模板:

  • 打开文件,前往文件 > 另存为模板,并指定名称。

注意:

  • 模板不保留历史版本、加密、注释或修订。

共享模板

若要共享模板:

  1. 点击左侧边栏中的共享图标。
  2. 选择用户、组或内部账户。
  3. 分配编辑视图权限。
    • 编辑:用户可以编辑、共享、删除和重命名您的模板。
    • 视图:用户只能使用您的模板创建新文件。
  4. 用户可以在以下位置访问共享模板:
    • 在 Synology Drive 网络门户中,点击+ 创建 > 从模板
    • 打开文件,前往文件 > 新建文件 > 从模板

若要通过 URL 共享模板:

  1. 点击左侧边栏中的共享图标。
  2. 复制模板的共享链接并发送给预定的接收者。

接收者的访问级别取决于他们的权限:

  • 视图:接收者将被引导到查看模式。
  • 编辑:接收者最初会看到查看模式,但可以切换到编辑模式。
  • 无权限:接收者将被引导到请求访问页面。

编辑共享模板

对于与您共享的模板,您的权限决定了您可以执行的操作:

  • 视图:您可以查看模板并从中创建新文件。
  • 编辑:您可以重命名、删除、编辑和发布模板。

若要编辑并发布模板:

  1. 如同任何其他常规文件一样编辑模板。
  2. 一旦您的更改完成,请发布模板以确保用户可以使用更新版本创建文件。

注意:

  • 保存为模板的文件会自动视为已发布。
  • 当通过 URL 访问模板时,用户会看到最近发布的版本,而不是仍在编辑的版本。
  • 模板的注释、修订和版本历史不会保留在由其创建的文件中。

查找和替换

若要搜索文本:

  1. 单击 编辑 > 查找和替换 或按 Ctrl + F。
  2. 输入一个词以高亮显示所有出现的地方。
  3. 使用左右箭头键浏览结果。
  4. 单击 更多选项 以获取高级选项:
    • 区分大小写:区分大小写的搜索。
    • 使用正则表达式进行搜索:使用模式进行搜索。请参阅下方表格中的正则表达式示例。
    • 仅适用于电子表格的选项:
      • 单元格匹配:搜索完全匹配的单元格。
      • 同时在公式中搜索,但忽略公式结果:在单元格公式中搜索,但不搜索公式的结果。
      • 在隐藏工作表中搜索:搜索隐藏工作表中的单元格。

若要替换文本:

  1. 单击 更多选项 并在 替换为 字段中输入替换文本。
  2. 单击 替换全部替换

请注意,捕获组替换仅在电子表格中支持。在替换字段中使用“$(number)”以引用相应序列中的捕获组。

正则表达式示例

下表列出了常见的正则表达式及其使用示例。

表达式用法示例匹配不匹配
.使用“.”表示指定位置的任意字符,以搜索符合此条件的单词。c.tcat, cotct, caat
*在字符后使用 "*" 来搜索包含该字符显示0次或多次的单词。so*nsn, son, soonsoun, sOn
+在字符后使用 "+" 来搜索包含该字符显示1次或多次的单词。fo+dfod, food, fooodfd, foud
^在正则表达式的开头使用 "^" 来搜索以指定字符开头的单词。1^popost, pokepane, a post
$在正则表达式的末尾使用 "$" 来搜索以指定字符结尾的单词。1tion$position, station stations, ratio
?使用 "?" 表示前一个字符是可选的。bi?tbt, bitbiit, bIt
\s使用 "\s" 代替空格来搜索在指定位置有空白(空格、制表符、换页符、换行符)的单词。p\stp t, p[ctrl+enter]tpt, pot
\d使用 "\d" 来搜索在指定位置包含数字的单词。b\dgb1g, b3gbag, b1ag
{A,B}在字符后使用 "{A,B}" 来搜索字符重复 A 到 B 次的单词。A 和 B 应为正整数和 0。co{1,2}kcok, cookck, cooook
[ab]使用 "[ab]" 来搜索在指定位置包含任意指定字符的单词。d[io]gdig, dogdag, diog
[^ab]使用 "[^ab]" 来搜索在指定位置不包含指定字符的单词。b[^ae]dbud, bOd, bcdbad, bed, bead
[a-z], [A-Z], [1-9]使用 "[a-z]"、"[A-Z]" 或 "[1-9]" 来搜索在指定范围内包含任意指定字符的单词,包括大写或小写字母、数字或上述组合(例如,[A-Za-z1-9])。b[a-p]gbag, bfg, bogbapg, b1g
  1. 仅适用于电子表格。

颜色选择器

使用颜色选择器以在整个文件中保持一致的外观。此功能需要安装 Synology Office Extension,并且仅适用于 Chrome 或 Microsoft Edge (Chromium)。

  1. 单击任何颜色选择器(例如,文本颜色或背景颜色)旁的三角形,然后选择 颜色选择器
  2. 使用滴管选择颜色,并将复制的颜色应用于所需的文本或对象。

沉浸模式

此功能隐藏菜单和工具栏,使您可以专注于处理文档。

  • 单击工具栏右上角的沉浸模式图标,然后选择所需的选项。
  • 若要退出沉浸模式,请按 ESC 或右键单击并选择显示菜单和工具栏

注意:

  • Synology Office 会记住您的最近视图。您的文件会在下次打开时出现在同一视图中。
  • 使用此模式仅影响您的视图,不会影响其他查看同一文件的用户。

管理文件版本

Synology Office 会自动保存版本历史记录,包括修改时间和用户详细信息。

若要还原或复制文件版本:

  1. 打开文件后单击左侧边栏中的查看历史纪录图标。随后您将在右侧看到主窗口及历史版本列表。
  2. 选择一个版本进行预览。可在隐藏记录显示记录之间切换以查看差异。
  3. 单击版本右侧的垂直省略号:
    • 对于未命名的版本,您可以为其指定名称。
    • 对于已命名的版本,您可以重命名或移除其名称。
  4. 单击还原以覆盖当前文件,或单击制作副本以保存新文件。

注意:

  • 如果未为 Synology Office 启用版本轮换,则历史版本的数量不受限制。
  • Synology Office 将在以下情况下创建新的历史版本:
    • 修改命令:请注意,一个操作可能包含多个命令,命令数将在创建历史版本后重置。
      • 对于文档和幻灯片,当修改涉及 1,000 个命令时
      • 对于电子表格,当修改涉及 100 个命令时
    • 在收到第一个命令 10 分钟后创建新版本。
    • 当您下载、删除、制作副本或还原文件至历史版本时。
    • 当您单击文件 > 版本历史 > 为当前版本命名以命名文件的当前版本时。

加密文件

您可以添加密码以保护机密文件。请注意,加密文件在 Synology Drive 网页门户的文件列表中以锁定图标显示。

若要创建加密文件:

  1. 单击文件 > 新建加密文件,然后选择文件类型。
  2. 设置密码。

若要加密现有文件:

  1. 打开文件后单击左侧边栏中的加密图标。
  2. 输入并确认密码。

请注意,将未加密文件转换为加密文件会丢失其标签、共享权限、星标或历史版本。

若要更改加密文件的密码:

  1. 打开文件后单击左侧边栏中的加密图标,然后选择更改密码
  2. 输入当前密码。
  3. 输入并确认新密码。

若要创建加密文件的未加密副本:

  1. 打开文件,单击左侧边栏中的加密图标,然后选择创建未加密副本
  2. 输入密码。

共享 Synology Office 文件

您可以为用户或群组分配查看、编辑、评论或管理权限。

若要共享文件:

  1. 单击文件 > 共享
  2. 权限选项卡上,从隐私设置下拉菜单中选择一个选项。
    • 私人:只有受邀用户可以根据分配的权限访问文件。
    • 内部:任何有账户的人在登录时都可以访问文件。
    在授予用户查看文件的权限时,您可以取消选择允许下载和复制1以限制未经授权的共享。
  3. 用户/群组字段中,输入用户名或群组名2,并选择要分配的权限。
  4. 单击+按钮以添加多个用户或群组。

若要通过公开链接与任何人共享文件:

  1. 单击文件 > 获取链接,或单击左侧边栏中的获取链接图标,然后单击共享设置
  2. 公开链接选项卡中,选中复选框以为此项目创建公开链接。
  3. 隐私设置下拉菜单中选择一个选项。在授予用户查看文件的权限时,您可以取消选择允许下载和复制1以限制未经授权的共享。
  4. 要使用密码保护此共享链接,请选中密码保护复选框,并输入密码。
  5. 要为此共享链接设置到期日期,请选中链接有效期复选框并设置日期。

注意:

  1. 取消选择允许下载和复制将不允许用户从用户界面下载、打印或复制您的内容。然而,网页浏览器本质上是为了渲染内容而设计的,因此具有更高技术技能的用户仍可能绕过保护措施。
  2. 共享仅限于有权限访问 Synology Drive 和 Synology Office 的用户和群组。在控制面板 > 用户和群组中向特定用户或群组授予权限。
  3. 当共享链接权限与账户权限之间存在冲突时,将应用限制较少的选项。
  4. 被授予管理者角色的用户与所有者具有相同的文件链接权限,并且可以修改链接设置。

若要获取文件链接:

  1. 打开文件后单击左侧边栏中的获取链接图标。
  2. 单击剪贴板图标以复制并共享链接。

注意:

  • 只有具有管理者权限的用户可以修改链接设置并生成公开链接。

备份和还原

要将 Synology Office 备份到本地或远程目的地,并将套件的设置和数据还原到之前的时间点,请使用Hyper Backup。Synology Drive 和 Synology Office 必须同时备份。有关详细信息,请参阅 Synology Drive 帮助文章 > 备份和还原

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